Carlos necesita ser más productivo al dirigir su negocio pero aún no sabe cómo lograrlo. Suele resolver cada conflicto conforme se presenta, pero mientras trabaja, surgen otras tareas con mayor urgencia y termina alternando entre éstas. Le cuesta trabajo enfocarse en una sola tarea y deja pendientes con todos sus equipos, que retrasan el flujo de las estrategias.
Si te identificas con este ejemplo es probable que, al igual que Carlos, también requieras ayuda para mejorar tu productividad. Así que sigue leyendo para enterarte cómo mejorar y transmitir mayores certezas a tu equipo sobre tu gestión.
Entre las principales razones que impiden a un líder ser más productivo destacan:
- La dificultad para delegar tareas.
- El desconocimiento o falta de uso de herramientas digitales.
- La falta de talento especializado.
- Problemas para enfocarse en una tarea a la vez o intentar ser multitask.
¿Qué encontrarás aquí?
Ser más productivo: un reto generalizado
La falta de productividad es un problema generalizado que incrementó durante la pandemia. Más de la mitad de los líderes encuestados para el Estudio Liderazgo y Productividad en 2020 elaborado por WORTEV, afirmó que su productividad no mejoró en 2020 debido a la falta de las herramientas adecuadas.
Según el Indicador Global de Productividad Laboral de la Economía (IGPLE) del INEGI, a pesar de la pandemia, en 2020, la productividad registrada con base en horas trabajadas por el personal ocupado fue de 99.9 puntos. Mientras que, al cierre de 2021, se ubicó en 95.6 y en 2022 solo creció a 96.4, niveles que no se habían registrado desde 2009, año de la recesión internacional.
Esta debilidad en la productividad en México requiere de medidas por parte de los colaboradores, empresas y gobierno, a través de incentivos que faciliten el crecimiento de la productividad. La economía en México solo ha crecido 2.2% cada año durante los últimos 30 años, según revela el estudio “Crecimiento de la productividad en México” del Banco Mundial. Pero éste ha sido impulsado por el mayor número de trabajadores, no por una mayor productividad.
¿Qué es productividad?
La productividad es una medida económica que permite calcular el número de productos y/o servicios generados y cuáles fueron los recursos empleados para ello. Por lo tanto, a menor uso de recursos, se elevará la productividad, explica Andrés Sevilla en Economipedia.
Y en un enfoque laboral, de acuerdo con el portal México ¿Cómo Vamos?, la productividad se refiere a la producción que genera un colaborador en una hora de trabajo. En estimaciones de competitividad hechas por McKinsey Global Institute, la meta es crecer 4.8% en productividad, y dejar atrás el 0.6% que registra actualmente el INEGI.
Además de impulsar el crecimiento económico del país, la importancia del aumento de la productividad se relaciona directamente con una mejor calidad de vida del líder del negocio, así como de los trabajadores.
Al ser más productivo, un colaborador puede acceder a una mejora en su salario; para el emprendedor, se refleja en mayor enfoque para generar estrategias; y para la empresa, en el aumento de posibilidades para atraer inversión y escalar el negocio.
Por lo tanto, es indispensable enfocarse en humanizar el trabajo. Entender que los líderes de los equipos, y la misma empresa, deben fortalecer sus habilidades sociales como la empatía para crear ambientes laborales positivos.
Te puede interesar: Reducir la jornada laboral en México, ¿es viable para emprendedores?
Una empresa competitiva es aquella en la que sus colaboradores trabajan en equipo en perfecta armonía y equilibrio. Cada líder de equipo deberá identificar las habilidades de cada integrante para facilitar la ejecución de las tareas. De este modo, mejorará la productividad de los empleados, pues cada uno aporta lo mejor de sí mismo y trabaja con menos dificultades.
Existen herramientas que pueden ayudarte a facilitar el proceso. Toma nota de las siguientes recomendaciones:
5 apps para ser más productivo en 2023
La productividad está ligada al desempeño y eficiencia en los procesos productivos y en cada recurso, ya sean colaboradores o insumos como: materias primas, herramientas, condiciones materiales e inmateriales para realizar un trabajo.
Antes de resolver la incógnita ¿cómo ser más productivo en 2023? Asegúrate de tener claro que, para mejorar la productividad de una empresa, es importante conocer las condiciones actuales de cada proceso en la cadena de producción.
Estas herramientas para aumentar la productividad te ayudarán no solo a ti, sino también a tus colaboradores. Mira nuestra selección de apps de productividad:
1. Focus@will
Es una app de música remezclada y remasterizada. Avalada por neurocientíficos que ayuda a concentrarse. Recuerda que al enfocarse, es posible ser más productivo. Focus@will tiene un catálogo con pistas únicas y clasificadas por estilos que puedes elegir de acuerdo a tu personalidad.
Vale la pena descargarla por sus playlists especializadas para procurar la productividad en personas con trastornos de déficit de atención o ansiedad. Ofrece pruebas gratuitas, de una semana para el plan individual y para el plan grupal, 28 días, así que es ideal para empresas y organizaciones.
Tiene más de un millón de usuarios y según diversas pruebas al cerebro realizadas por su equipo de especialistas, 22 mil de sus clientes recurrentes aumentaron su concentración entre 200% y 400%, reporta el portal PC Mag.
- Está disponible para Windows, iOS y Android solo en inglés.
- Planes individuales y grupales con costo. Oscilan entre 7.49 USD y 52.49 USD.
2. Toggl Track
La segunda recomendación de estas herramientas de productividad registra el tiempo empleado en cada tarea y ofrece informes detallados por persona y por proyecto. A los emprendedores les permite conocer el tiempo facturable para cobrar por hora o bien, para conocer la rentabilidad de su negocio.
A los líderes les permite visualizar cuánto tiempo invierte cada miembro en su trabajo y en qué momento del día lo realizan para llevar un mejor control y gestión del equipo. Permite generar informes sobre el progreso de actividades y compartir hojas de tiempo. Emite sugerencias para hacer más efectiva la productividad tras un análisis de los tiempos registrados.
- Toggl Track está disponible para Windows, iOS y Android en inglés.
- El servicio Premium ofrece una prueba gratuita por 30 días, después pagarás 10 USD mensuales. La cuenta individual es gratuita.
3. GoalsOnTrack
Uno de los consejos para ser más productivo en 2023 es tener claridad en los objetivos de cada área de tu empresa. GoalsOnTrack te ayudará a establecer y cumplir objetivos SMART y llevar un control diario para alcanzarlos.
Tiene diferentes plantillas que te permiten enfocarte en un plan bien estructurado paso a paso para alcanzar cada meta que te propongas, ya sea personal o profesional. Por ejemplo, montar tu propio negocio en 6 meses.
Entre sus herramientas se incluyen tareas recurrentes, registros de hábitos y se puede vincular a apps de Calendario para administrar las tareas pendientes y no olvidarlas. Además, facilita el desarrollo de buenos hábitos a través de casillas de verificación para medir el progreso diario.
- Está disponible en inglés para Windows y iOS y ofrece una prueba gratuita de 30 días.
- La membresía individual cuesta 68 USD al año e incluye recomendaciones de libros sobre éxito y motivación.
4. Focus To Do
Utiliza la Técnica Pomodoro para trabajar 25 minutos intensos en completa concentración y tomar un descanso de cinco minutos con el fin de ser productivo sin sufrir de agotamiento lo cual ayuda a aumentar la productividad.
Esta técnica para ser más productivo surgió con el propósito de gestionar y administrar mejor el tiempo que se le dedica a cada tarea. Su nombre se debe al pequeño temporizador de cocina en forma de jitomate que el creador de esta técnica, Francesco Cirillo, tenía en su cocina y en italiano, jitomate se traduce como pomodoro.
Focus To Do funciona con un temporizador para fijar la atención en una sola tarea. Es posible seleccionar algún sonido de fondo u optar por el silencio absoluto. A cada tarea se le asigna cierta cantidad de pomodoros para ser realizada.
Al activar el temporizador se irán marcando las pausas necesarias, lo que te ayudará a ser más productivo. La app genera reportes sobre los avances diarios, puedes sincronizar datos entre dispositivos, establecer fechas de vencimiento por cada tarea, agregar recordatorios y notas.
- Gratuita como una extensión web o como app móvil.
- Disponible para iOS y Android en español.
5. Pipefy
Es la última recomendación de nuestro top de apps para ser más productivo pero no es menos interesante. Pipefy facilita un control simplificado de las finanzas de tu negocio. Clasifica cada gasto e ingreso de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, compras y reembolsos.
Se puede rastrear el estatus de cada compra, así como el seguimiento de plazos y entrega, desde el proceso de selección y cotización, hasta el pago. La organización es uno de los tips para ser más productivo y en esta app podrás crear etiquetas, alertas y filtros.
Pipefy ofrece plantillas gratuitas para los flujos financieros más comunes como: proceso de compras, reembolso de gastos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, así como solicitudes al departamento de Finanzas.
- Disponible para Windows, iOS y Android, en inglés y portugués.
- Ofrece una prueba y demostración gratis.
- Sus costos oscilan entre 23 USD y 38 USD mensuales, variables según el número de usuarios.
- Es posible cotizar de manera personalizada y todos sus planes incluyen el 16% de descuento por pago anual.
6 recomendaciones para ser más productivo
Mejorar tu productividad y la de tu equipo no se logra de manera automática. Se trata de una serie de buenos hábitos y buenas prácticas profesionales y personales. Éstas, en suma, favorecen los buenos resultados en términos de productividad y por tanto, para tu negocio.
Logra ser más productivo y encamina a tu equipo de colaboradores con estos tips:
1. Haz un plan de trabajo diario
Programa las actividades que realizarás durante tu jornada. Prioriza de acuerdo a su importancia. Es recomendable comenzar con las tareas que requieren de mayor concentración y dejar para al final las de menor importancia.
Prueba tomando los últimos 30 minutos de tu jornada para hacer tu planeación del siguiente día. No olvides incluir las juntas y tus tiempos de descanso.
2. Evita interrupciones
Enfócate en cada tarea de tu jornada diaria y bloquea todos aquellos distractores que interrumpen tu concentración. Una idea es silenciar las notificaciones de escritorio o asignar horarios determinados para revisar tu correo electrónico, por ejemplo.
También es útil elegir el espacio más adecuado que favorezca tu productividad. Escuchar música con audífonos puede ser una excelente opción en entornos fuera de tu control.
3. Agenda las juntas de forma estratégica
Las juntas son inevitables. Un tip puede ser agendarlas de forma consecutiva y además, compartir previamente el objetivo de la reunión o asignar tareas a tu equipo para prepararse y lograr que sean más productivas.
Si usas la Técnica Pomodoro, recuerda, que son más eficientes los ciclos de 4 pomodoros, así que reserva tiempo para trabajar de forma continua y concentrada, al menos 2 horas y media.
4. Mantente enfocado para ser más productivo
Aunque es complicado al ser líder, trata de concentrarte en una sola actividad a la vez. Gestionar varias tareas de forma simultánea no te dará mejores resultados. Por el contrario, ser una persona multitask merma tu concentración y capacidad de ejecución.
5. Aprende a decir no
Una persona poco productiva es aquella que se compromete con tareas que rebasan su capacidad laboral. Es importante que aprendas a decir no.
Trabajar en equipo implica delegar tareas y deslindarse de aquellas que se alejan de los objetivos de la empresa. Si consideras que no puedes hacerlo, analiza la razón, puede ser por autocontrol o porque tu personal no está suficientemente capacitado.
6. Transmite el mensaje a tus colaboradores con el ejemplo
Para que todos tus colaboradores logren aumentar la productividad, tú debes ser más productivo y poner el ejemplo. Recuerda que un líder feliz y pleno logra conducir a su equipo de colaboradores a alcanzar sus objetivos. Tiene la capacidad de influir en cada uno de ellos para que mejoren cada día y se mantengan motivados a alcanzar cada objetivo.
También puedes leer: Mejora el proceso productivo de tu emprendimiento con innovación en 3 pasos
En WORTEV podemos contribuir a mejorar tu gestión de talento. Acércate a nuestro equipo de expertos en Capital Humano para encontrar a los colaboradores que necesita cada área de tu empresa. También podemos ayudarte a retener al mejor personal para tu negocio.
