En estos días de home office, hacer uso inteligente del tiempo nos ayuda a tener un buen equilibrio entre nuestra vida personal y profesional. Por esto es muy importante organizar información de tu trabajo en todos los dispositivos y plataformas digitales que tienes habilitadas.
Optimiza el tiempo
¿Cuál es tu rutina durante el día para ejecutar las labores de trabajo? Si aún te encuentras haciendo home office debido a la pandemia, quizá suene tu alarma, te arregles, desayunes y luego enciendas tu computadora. Pero puede suceder que en lo que ésta enciende hagas otras cosas de casa o personales que te distraigan por unos minutos más hasta que recuerdes que es momento de centrarte en las cosas del trabajo.
De acuerdo con un estudio de McKinsey, los trabajadores pasan alrededor de dos horas diarias buscando información. Mientras que otras investigaciones señalan que pierden aproximadamente 16 minutos esperando que sus equipos enciendan.
Si sumamos todo este tiempo mal invertido a la semana, notamos que podríamos aprovechar este espacio para ser más eficientes o para destinarlo a actividades personales y hobbies, ¿por qué no?
Evita la saturación de tus espacios digitales
¿Has dedicado tiempo a depurar los archivos que no necesitas? Actualmente utilizamos whatsapp como herramienta de trabajo, por ahí coordinamos citas y realizamos revisiones de proyectos. Por lo que es común que enviemos un sinfín de imágenes y documentos, que de un momento a otro pueden saturar la capacidad de almacenamiento de nuestro teléfono.
Esto mismo puede pasar con nuestros equipos de cómputo cuando descargamos los archivos versión 1, versión 2 y así hasta llegar a la versión FINAL. Esto hace que nuestros equipos se llenen de archivos basura que merman su capacidad de memoria e incluso podrían hacerlos más lentos.
Saca ventaja de la nube
¿En tu computadora, además de guardar información valiosa de trabajo, también almacenas archivos personales como fotografías de tu familia? Aprovecha la nube para resguardar tus archivos y evitar la saturación de tus equipos. De esta manera dejas espacio en tu computadora para aquellas carpetas que deben estar a la mano.
Organiza tus archivos
Nada nos facilitará más la vida que poner las cosas en el lugar correcto, y esto también es necesario digitalmente. Organizar información por medio de carpetas, de acuerdo con la forma en que te sea más fácil, de manera que ni tu equipo ni tú tengan que invertir tiempo de más en estar buscando el documento que requieren.
Para algunas personas podrá funcionar abrir carpetas por cliente o proyecto. Para otras será mejor hacerlo por fecha o por tipo de actividad, incluso procura guardar las imágenes con algún nombre, así podrás identificarlas con mayor velocidad.
Si envías correos con asuntos parecidos y a distintos clientes, algo que te podría ayudar es tener una especie de “código” en el que señales el nombre del cliente, proveedor o destinatario y el tema a tratar, por ejemplo: WORTEV-REUNIÓN DE TRABAJO, WORTEV-SEGUIMIENTO A LANZAMIENTO DE PROYECTO.
De esta forma podrás filtrar la búsqueda del correo que requieras y recordar el seguimiento, lo cual es mucho mejor que tratar de encontrar el correo que diga únicamente “cita”.
Protege tus contraseñas
Aunque la tecnología nos facilita muchos procesos, es también una realidad que archivos tan personales y valiosos como lo son nuestras contraseñas, han quedado vulnerables a posibles hackeos. Por ello es importante que tengamos cuidado de las aplicaciones que utilizamos e incluso de las redes a las que nos conectamos.
Los keyloggers son códigos que ingresan en nuestra computadora y registran todo lo que tecleamos; mientras que el phishing es una práctica común en la que a través de correos y mensajes falsos abrimos la puerta a los malware.
Si aún tienes otras inquietudes sobre cómo organizar información y eficientar el rendimiento de tu equipo de trabajo y tu negocio, puedes acercarte a Wortev donde te ayudaremos a encontrar las mejores estrategias y herramientas para impulsar el crecimiento de tu marca.
