Se dice que no se trata de trabajar más horas, sino de trabajar de forma inteligente. ¿Qué significa esto? ser altamente productivo con el menor desgaste posible. Con esta premisa en mente se analizaron varios equipos de trabajo con alta productividad y se desarrolló la metodología SCRUM.
Esta metodología ágil se originó en Japón en 1986, cuando Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka desarrollaron la teoría sobre este tipo de trabajo. La describieron como “una excelente forma de aumentar la velocidad y flexibilidad en el desarrollo de productos comerciales”, de acuerdo con European Business Factory.
SCRUM: mayor colaboración para mayor productividad
SCRUM es un conjunto de buenas prácticas que ayudan a trabajar colaborativamente e incrementar la productividad. Su base es el desarrollo de proyectos y surge principalmente para solucionar los obstáculos en desarrollo web. Y es por eso que se le considera un gran método para resolución de problemas cuando el ambiente es cambiante o poco definido y la innovación y flexibilidad es necesaria cada día.
Si en tu trabajo están experimentando problemas como: entregas tardías, aumento de costos, bajas de calidad, alta rotación del equipo o baja moral, implementar SCRUM podría ayudar.
Proceso SCRUM ¿y rugby?
Partamos de un punto fundamental: SCRUM no son siglas, sino el nombre de una jugada de rugby conocida también como melé. Esta jugada es compleja, puesto que todos los jugadores se alinean en formación para tratar de obtener el balón. Y, si uno de los jugadores se cae o pierde el ritmo, la jugada entera fracasa. Por lo mismo, el equipo debe estar coordinado, apoyarse entre ellos y avanzar a la misma velocidad.
Al aplicarse como una metodología de trabajo, en SCRUM precisamente se busca que el equipo funcione a la par. Para ello, se divide en tareas que se ejecutan en ciclos (normalmente de dos semanas). También pueden ser de tres o cuatro semanas, pero se prefiere que sean más breves para tener retroalimentación más rápido.
¿Cómo implementar la metodología SCRUM?
En tu empresa, puedes generar estos ciclos partiendo de una lista de requisitos y/o avances que tu producto final exige cumplir. Una vez que tienes la lista, debes tener definidos los roles de cada participante: el cliente (product owner), el guía o facilitador (SCRUM master) y el equipo.
El cliente es quien prioriza los objetivos de tal forma que se puedan repartir en iteraciones. Una vez definidos, se inicia la implementación con la selección de requisitos y la planeación de la iteración o refinamiento con base en la repetición. Este proceso no debe exceder de dos horas por rubro.
- Selección de requisitos: Se presenta la lista priorizada y el equipo plantea sus dudas y sus tiempos de trabajo, así como sus entregables.
- Planificación de la iteración: Aquí la auto-organización es vital, pues los tiempos se pactan como equipo y no como individuos. Se generan objetivos a cumplir como grupo y se establece cómo se dividirá el trabajo a lo largo del ciclo.
El facilitador es clave
Con la iteración planteada, se avanza con el proceso. Aquí, el trabajo del facilitador es vital. Día con día se inicia con una sincronización de no más de 15 minutos en la que se ven avances, se mencionan dificultades y se inspecciona el avance general del proyecto. Para esto, un pizarrón es el mejor apoyo, pues permite ver gráficamente el avance.
En SCRUM el facilitador debe encargarse de eliminar obstáculos, apoyar al equipo y prevenir distracciones, particularmente exteriores al equipo. Se requiere que el equipo confíe en él o ella y se apoye para resolver dudas y no estancarse en una tarea.
Al final de la iteración, el equipo presenta al cliente. Basándose en esta entrega, el cliente ajusta los objetivos de la siguiente iteración. Aquí, el cierre es fundamental puesto que también hay un paso de retrospectiva. El equipo analiza su desempeño y los problemas enfrentados para definir cómo atacarlos de manera eficiente.
También te recomendamos: Aprende sobre el sistema kata y mejora los procesos de tu negocio
La metodología SCRUM fomenta el trabajo en equipo al hacer que la responsabilidad del proyecto sea de todos los involucrados. Es decir, permite delegar y mejorar de forma continua. Así mismo, ayuda a desarrollar habilidades de liderazgo, al tiempo que hace más unido al equipo.
No olvides que la selección de este equipo debe construirse a partir de una diversidad de características y habilidades. Sin embargo, si analizas que la dinámica de grupo y los avances no son los esperados, suma o haz cambios en esta alineación.
El dividir las entregas en pequeños ciclos permite organizar el trabajo y evitar cargas excesivas. Al mismo tiempo, genera gratificación en el equipo al ver que se avanza de manera constante, lo que eleva la moral de todos y disminuye la frustración que fomenta una alta rotación.
En WORTEV podemos contribuir al crecimiento de tu negocio. Conoce nuestros servicios de Procesos y Capital Humano para fortalecer a tu equipo con las mejores estrategias.
