Herramientas para hacer un teletrabajo exitoso

Los tiempos han cambiado. Una modalidad de trabajo que hasta 2019 solo dos de cada 10 empresas utilizaban, hoy es prioridad para 55% de las empresas. Se trata del trabajo a distancia que, tras las medidas frente a la pandemia, se convirtió en una de las principales acciones para garantizar la operación de la empresa.

Con la contingencia sanitaria enfrentamos de manera acelerada la transformación digital y en el ámbito laboral, se implementaron nuevos esquemas para colaborar vía remota. En nuestro WORTEV Rise Paper. Liderazgo y productividad 2020 detectamos el crecimiento de algunas herramientas para hacer un teletrabajo exitoso.

No obstante, a pesar de este crecimiento, en este White Paper detectamos que existe una falta de recursos tecnológicos dentro de las organizaciones. La reconfiguración laboral, la adopción imprevista del teletrabajo y la gestión de equipos a distancia demandan una evolución en las habilidades de los líderes para crear y desarrollar nuevas alternativas para conectar y colaborar con sus equipos de trabajo.

El 50% de los líderes encuestados para nuestro estudio consideró que la productividad de sus equipos aumentó a partir de la implementación del trabajo remoto, sin embargo, aseguró que uno de los principales obstáculos para lograrlo fue la falta de implementación de software y nuevas tecnologías para un óptimo funcionamiento de forma remota.

A poco más de un año de trabajar desde casa, 42% de los empleados reconoce que no cuenta con los suministros esenciales de una oficina en su hogar y uno de cada 10 carece de una conexión adecuada a internet. La realidad es que 80% de las empresas trasladó sus operaciones vía remota o adoptó un esquema mixto, por lo que es imprescindible contar con las herramientas para hacer un teletrabajo exitoso. ¿Estás preparado para esta reconfiguración laboral?

Herramientas para hacer un teletrabajo exitoso

En este WORTEV Rise Paper entrevistamos a seis emprendedores y cuatro expertos, quienes nos compartieron algunas de las medidas que implementaron o recomiendan implementar en las empresas. Toma nota y pon manos a la obra dentro de tu empresa:

Para comunicación interna

El 53% de las empresas encuestadas aumentó el uso de videollamadas como herramienta de comunicación en las empresas en el 2020, respecto a 2019. Sin embargo, para comunicarse entre equipos, estas fueron las herramientas más utilizadas:

WhatsApp

Esta aplicación de mensajería instantánea se coronó como el principal canal de comunicación para 85% de las empresas, de acuerdo con el WORTEV Rise Paper. No es para menos, es la tercera red social más popular del mundo y en México es utilizada por 91% de los usuarios de internet, según el Reporte Digital 2021 México elaborado por Hootsuite y We are social.

Slack

Entre las herramientas para hacer un teletrabajo exitoso destaca Slack. Si bien, no reemplaza al correo electrónico, funciona para compartir progresos y mejorar la comunicación entre los empleados. Esta plataforma permite organizar canales por proyecto, equipo o tema. A diferencia del email, Slack tiene distintas bandejas de entrada para organizar mejor la información.

Para operación y gestión

Más del 50% de los líderes encuestados ha encontrado un balance entre la supervisión y el trabajo libre. No obstante, es necesario contar con un sistema de seguimiento puntual a los proyectos, más del 46% aseguró que ya lo tenían implementado. Mientras que 31% continuaba en proceso de hacerlo y el restante 23% aún no lo incluía entre sus medidas de gestión a distancia.

Sistema de gestión ERP

A pesar de ser una herramienta muy útil y recomendada por los expertos, solo el 14% de las empresas encuestadas lo utilizan. Un sistema de gestión ERP (Planificación de Recursos Empresariales, por sus siglas en inglés) es un software que facilita las operaciones de la empresa porque concentra toda la información en un solo lugar e influye en la productividad al tener todo a la vista.

Su utilización automatiza procesos, ahorra tiempo y evita tener información duplicada y puede trabajarse de forma offline o en la nube. Aunque por las necesidades actuales, la mayoría de las empresas que lo utilizan, lo migraron a una operación desde la nube y lo convierte en una de las herramientas para hacer un teletrabajo exitoso.

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Metodología OKR

Aunque no es una herramienta en sí, los OKR’s (Objetivos y resultados clave, por sus siglas en inglés) permiten una gestión efectiva con mejores resultados en productividad. Empresas como Conekta y Abeja Reyna implementaron esta forma de trabajo durante la pandemia y ha resultado positiva.

A través de esta metodología, se asignan tareas mensuales y trimestrales para dar seguimiento a los proyectos. Permite establecer metas medibles y evitar la toma de decisiones con incertidumbre, sino que a partir de los objetivos cuantificables es posible planear a futuro con base en comportamiento y resultados.

Para marketing y ventas

El trabajo a distancia y el cierre de oficinas y negocios impactó gravemente a los equipos de marketing y ventas, ya que requieren del contacto cercano con sus clientes y proveedores.

CRM

Una de las herramientas para hacer un teletrabajo exitoso más recomendadas por los expertos es la implementación de CRM (Gestión de las relaciones con clientes, por sus siglas en inglés). A pesar de su efectividad, en la actualidad solo son utilizadas por 17% de las empresas, de acuerdo con nuestro WORTEV Rise Paper.

Un CRM es una herramienta que concentra toda la información relacionada a los clientes. Registra el tipo de interacción y los canales desde donde provienen. Generalmente el CRM gestiona tres áreas: comercial, marketing y ventas. Sus resultados permiten diseñar y planear estrategias más efectivas.

Esto recomiendan los expertos

Marisol García Fuentes, editora general de Entrepreneur, recomienda la implementación de tecnología que realmente ayude a mantener a un equipo conectado, comunicado y capaz de desarrollar todas sus capacidades en un nuevo entorno. En 2020, solamente el 46.15% de los líderes utilizó herramientas en la Nube, lo que nos indica que la transformación digital todavía no es una realidad en las pequeñas y medianas empresas.

Para Jorge Corral, presidente de la ASEM, es preocupante que no se haya visto un incremento en el uso de plataformas administrativas (ERP) o para la gestión de clientes (CRM), sobre todo porque la mala administración del negocio es la segunda razón por la cual fracasan las empresas en el país y claramente estas herramientas para hacer un teletrabajo exitoso pueden contribuir a mejorar las habilidades de administración.

Asimismo, señala que muy probablemente se deba a la falta de conocimiento sobre la existencia de las herramientas o porque consideran que son costosas. Sin embargo, la ASEM prevé que durante 2021 haya un incremento en el uso de estas plataformas, dada la ampliación del periodo de confinamiento y de la adaptación de modelos de negocio.

¿Tu empresa está preparada para afrontar los retos y oportunidades del nuevo entorno laboral? Descarga nuestro WORTEV Rise Paper para conocer más cifras, testimonios de emprendedores y recomendaciones de expertos, en el siguiente enlace: