Prepárate para el cierre contable con esta guía

Uno de los elementos para tener finanzas sanas en una empresa es la elaboración periódica del cierre contable, pues sienta las bases para que todo esté en orden. 

Esta tarea, que se reparte a lo largo del año y tiene su gran cierre de forma anual es un proceso certero para el registro puntual de todas las transacciones.

¿Qué son los cierres contables? De forma general, los cierres contables incluyen una revisión detenida de las cuentas empresariales. Ingresos, gastos, transferencias y saldos son el objeto de estudio en cada periodo. A partir de estas revisiones y registros obtendrás una visión clara del desempeño financiero de tu negocio. 

Ya que los datos históricos agilizan la medición de resultados, una buena estrategia es hacer uso de cierres contables con periodicidades menores a un año, que sirvan de previos. Las ventajas que ofrecen son: detectar errores, anticipar cambios y tomar decisiones.

Tipos de cierre contable

El cierre de operaciones contables puede adaptarse a diferentes periodos, por ejemplo cada cada mes.

Mensuales

¿Qué es el cierre de mes contable? La revisión y procesamiento de los registros financieros correspondientes a un mes. Las cuentas de la empresa durante dicho periodo son verificadas para cuantificar ganancias y pérdidas.

¿Cómo realizar tu cierre de mes?

• Registra todos los ingresos y verifica que las facturas estén pagadas.
• Brinda seguimiento de tus gastos, servicios y cualquier cuenta por pagar.
• Concilia tus cuentas; es decir, verifica que los saldos coincidan.
• Actualiza los activos fijos y registra cualquier cambio en su valor.
• Genera informes financieros.

En este enlace puedes descargar de forma gratuita una plantilla para llevar el registro de tu cierre contable mensual.

La claridad de temporalidades, elementos y procesos básicos son lo verdaderamente importante a la hora de hacer cualquier cierre contable. Otras opciones de cierres contables populares son:

Trimestrales

¿Qué es el cierre contable trimestral? En este caso, la revisión y procesamiento de los registros financieros corresponde a tres meses. De la misma forma que en el mensual, se analizan las transacciones de la empresa realizadas durante este periodo.

Para realizar un cierre trimestral, los pasos a seguir son iguales a los que seguirías en uno mensual. Sin embargo, lo esperado es que estos impliquen una mayor cantidad de datos y operaciones.

Semestrales

¿Qué es el cierre contable trimestral? Como puedes imaginar, estos cierres suponen la revisión y procesamiento de las operaciones financieras de tu empresa durante medio año.

Puesto que aquí el volumen de datos corresponde a seis meses, sabemos que este esfuerzo extra puede representar una carga de trabajo poco viable para tu equipo. En estos casos, nuestra recomendación es recurrir al asesoramiento especializado y aprovechar herramientas automatizadas como un software contable.

Mientras que los cierres antes mencionados son opcionales y adaptables a las necesidades de cada empresa, el siguiente es prácticamente una obligación en toda empresa:

Anuales

¿Qué es el cierre anual? Con este proceso se finalizan los libros de contabilidad del año en curso con la certeza de que cada transacción está registrada, aprobada y lista para presentar en tu declaración anual. 

Contempla la suma de actividades en 12 meses: ingresos, gastos, transferencias y saldos.

¿Cómo realizar tu cierre contable anual?

1. Establece seguimiento a los estados de resultados, de situación financiera y de flujo de efectivo.
2. Analiza el  balance de comprobación de sumas y saldos.
3. Verifica la variación de existencias y dotación de provisiones.
4. Registra la periodificación de ingresos y gastos.

Lo más recomendable es agendar el comienzo del ejercicio el 1 de enero y su finalización el 31 de diciembre para tener un registro fidedigno del año. 

En este tipo de cierres, un elemento clave son los asientos contables de cierre del ejercicio. Se realizan el último día del ejercicio contable y recopilan los importes de las diferentes partidas en un solo apunte.

La fecha en la que se realiza el asiento de cierre es la del último día del ejercicio contable –normalmente 31 de diciembre–. Se registra en el Libro Diario y marca el final de la contabilidad de ese año.

El asiento de cierre es un apunte contable específico. Por el contrario, las operaciones de cierre del ejercicio son aquellas que se llevan a cabo para que la contabilidad refleje la verdadera situación patrimonial de la empresa.

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Estrategias para hacer cuadrar tus cierres contables

La precisión en tu cierre contable dependerá en gran medida de tu balance de comprobación de sumas y saldos. Esto garantizará que la contabilidad esté alineada.

Aunque las cuentas de cierre del ejercicio “cuadren” hay espacio para los errores, por lo que se necesitan acciones complementarias en torno a los intercambios con proveedores: 

Balance de sumas y saldos

Calcula las diferencias entre los movimientos para determinar saldos. Cuando los saldos deudores son iguales a los saldos acreedores está en equilibrio.

Una vez que las cuentas del libro diario están en orden, el cierre contable se facilita. Los resultados posibles son tres:

1. Saldo deudor a favor
2. Saldo acreedor
3. Contabilidad cuadrada

Reclasificación de deudas y créditos

Fase esencial para la planeación financiera en tu negocio. Plantea las deudas a pagar durante el siguiente año, junto con los créditos que se recibirán.

Dotación de provisiones

Anticipa contingencias y contribuye a la estabilidad de tu organización frente a imprevistos.

¿Es lo mismo cierre contable que cierre fiscal?

No es raro pensar en el cierre de ejercicio contable anual de tu negocio y confundirlo con el fiscal, pero sí es un error. Como hemos visto, el primero responde al desempeño financiero de tu empresa durante el año. Revela si tus ingresos superaron a los gastos, o si, por el contrario, experimentaste pérdidas. 

¿Qué es un año fiscal?
Periodo de 12 meses en el que se calculan y organizan las finanzas de las empresas para responder a sus obligaciones fiscales.

¿Qué es el cierre de año fiscal?
Proceso final de preparación de la información financiera empresarial. Aquí se calcula el monto del Impuesto Sobre la Renta (ISR) a pagar. 

¿Cuándo se cierra el año fiscal?
En México, el ejercicio fiscal sigue el ritmo natural del año; su cierre coincide con el 31 de diciembre. A partir de entonces, se cuenta con tres meses para preparar la declaración anual.  

En 2023, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) reportó una recaudación de impuestos de 4 billones 517 mil 730 millones de pesos. En esta cifra, el incremento más importante fue de 11.7%, por parte de las grandes empresas.

Ambos cierres deben coordinarse. Si bien, el fiscal se basa en el resultado obtenido del contable, requiere ajustes contables específicos para determinar la base imponible o monto sobre el cual se calculan los impuestos. Lo mejor para este tipo de tareas es que corran por parte de equipos expertos en la materia.

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Prepárate para hacer tu cierre contable

Ya que has visto que el desarrollo de los diferentes cierres contables demanda tiempo y atención, es momento de entrar en materia de lo que sí y lo que no se debe de hacer. 

Buenas prácticas:

• Conocer el valor real de la empresa con un análisis de depreciación y apreciación de bienes.
• Tener constancia para no faltar en ninguna fecha.
• Asentar las fechas de cierre contable y de apertura.
• Buscar asesoría para implementar estrategias a la medida.
• Revisar periódicamente las cuentas y realizar conciliaciones.

Errores comunes:

• Carecer de un proceso bien definido.
• Operar sin seguimiento puntual a los datos financieros.
• Confiar todo el cierre del proceso contable a la automatización.
• Dejar de lado la participación de equipos expertos.
• Saturar tu carga de trabajo por no establecer un calendario balanceado.

Llevar la contabilidad de tu negocio en orden no tiene que significar dolores de cabeza ni una misión imposible por falta de talento. Deja en manos de los expertos los asientos de cierre contable, el cierre del proceso contable y tu cierre contable paso a paso. 

Desbordar tus tareas o las de tu equipo para cuidar la salud financiera de tu negocio, no es opción, pero apoyarte con asesorías especializadas sí. En WORTEV podemos ayudarte, ofrecemos una guía integral para acelerar tu empresa. ¡Acércate!