8 errores en la contabilidad de una empresa

Emprender es un camino sinuoso en el que sin duda cometerás desaciertos y eso es algo normal. Equivocarte te permite mejorar cada vez más, sin embargo, los errores en la contabilidad de una empresa cobran gran relevancia debido a que pueden representar pérdidas importantes de dinero y, en un escenario catastrófico, hasta la quiebra por falta de recursos. 

La gestión contable en las empresas exige cuidado y atención. Uno de los errores más comunes es no tener un registro meticuloso de los ingresos y gastos, por mínimos que estos sean. También, es recurrente no separar las finanzas personales con las de la empresa lo que puede traer serias complicaciones en estos dos ámbitos de tu vida. 

Otro punto importante a tener en cuenta es que, mantener organizados los registros y datos contables, te ayudará a cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales de tu empresa. Además te permitirá tener una visión clara de tu situación fiscal y prevenir complicaciones legales. 

Pero por más complicado que parezca, no hay por qué temer. En WORTEV queremos ayudar a sortear estos errores frecuentes que cometemos cuando emprendemos. 

8 errores en la contabilidad de tu empresa

Lo primero que debes tener claro es que el principal objetivo de la contabilidad en las empresas es el registro y análisis de la información financiera. Esto es de vital importancia, sobre todo para comunicar de manera concreta la situación financiera de la organización a tu equipo o posibles nuevos socios. 

Además, ayuda a evaluar el rendimiento, rentabilidad y liquidez, lo que permite planificar el desarrollo sostenible de las empresas, así como la toma de decisiones informadas con beneficios a corto y largo plazo. 

Llevar los registros contables de forma correcta evitará problemas en tu empresa en un futuro inmediato. Paulina Portillo, directora de finanzas en WORTEV, explica los errores en la contabilidad más comunes en las empresas y emprendimientos que debes evitar: 

1. Falta de establecimiento de metas medibles

Al emprender, solemos olvidar establecer objetivos claros. Es común limitarnos a pensar “quiero vender mucho”, sin embargo es fundamental establecer metas cuantificables, ya sea en términos monetarios o en piezas vendidas. 

Tener claros los objetivos de venta es necesario e importante para  precisar el plazo en el que deseamos llegar a dichas metas: ya sea en un mes, un año, o cualquier otro periodo establecido. 

Pero no sólo se trata de fijar metas. Debemos hacer un plan para alcanzarlas, darles seguimiento constante y replantear la estrategia si es necesario. En muchas ocasiones, ponemos metas pero nos olvidamos de ellas o simplemente las dejamos de lado en el día a día. 

A través del monitoreo de nuestras metas haremos rentable nuestra empresa y podremos mantenernos en el mercado como una alternativa competitiva.

2. Carecer de un presupuesto real

El presupuesto es parte del plan para alcanzar tus metas de venta. Esto nos va ayudar a saber en términos monetarios, cuánto capital necesitas para lograr tus objetivos. El presupuesto debe ser lo más cercano a la realidad de cada empresa. Esto limitará las desviaciones y así tener los mejores resultados en nuestra contabilidad.

Asimismo, el presupuesto te dará visión a futuro y te permitirá planear tus fuentes de ingresos. Generalmente, el primer origen de recursos son las ventas, pero también es posible abrir nuevas líneas de negocio o recurrir a préstamos y/o inversión. 

Lee también: Cómo tener al día la contabilidad de tu empresa 

3. Descontrol en el presupuesto planteado

Es de suma importancia mantener el mayor control posible sobre toda la empresa y en cuanto a la contabilidad esto cobra mayor relevancia. Al establecer metas y un presupuesto, lo ideal es apegarse a estos dos para todas las decisiones. 

Si las operaciones de la empresa lo permiten, es recomendable hacer cierres periódicos, ya sea diario, para un control más detallado o bien,  de forma semanal para tener una visión más amplia.  

Dedicar tiempo a medir cómo se alcanzan las metas te ayudará a identificar áreas de oportunidad, plantear otros escenarios y a realizar ajustes en tu presupuesto. Con lo que podrás optimizar tus posibilidades de alcanzar los objetivos establecidos.

4. Endeudarse más de lo necesario

En cualquier etapa de una empresa es normal que se requiera capital externo para seguir creciendo y mantener a flote a la organización. Los medios para financiarse son variados; por ejemplo, familia y amigos, créditos bancarios o inversiones de capital privado, por mencionar algunos.  

Lo importante es proyectar este financiamiento; la cantidad de dinero que se requiere, la tasa de interés que se tiene con dicho préstamo y el tiempo en qué se harán los pagos. Toda esta información nos ayudará a planear bien y hacer frente a estos compromisos sin afectar la contabilidad de la empresa.

Además, siempre debemos considerar que endeudarse de más no es lo mejor. Ya que puede llegar el punto en el que la deuda nos consuma y no podamos pagarla, convirtiéndose en un problema mayor. 

Tal vez, tener liquidez nos parezca la opción más segura pero tener dinero de más es un riesgo grande. Recordemos que el dinero que tenemos parado no está generando y sólo nos acarrea problemas futuros. Determina bien lo que necesitas y no pidas un préstamo por un monto mayor de lo que seas capaz de pagar.

 5. Ineficiente control de flujo de efectivo

El flujo de efectivo es el dinero que tenemos disponible para emplearlo en los gastos de la empresa. Es importante mantenerlo para cubrir gastos variables y evitar la insolvencia, es decir, no poder hacer frente a nuestras obligaciones.

Otro de los errores en la contabilidad de una empresa es no controlar el flujo de efectivo. Permitir que se agote y después no saber qué hacer. Por eso hay que cuidarlo y siempre mantenerlo en un nivel que permita a la empresa cubrir gastos.

Si el flujo de efectivo, por alguna razón disminuye, podemos buscar un financiamiento que podamos pagar y que nos permita tener ese excedente para eventualidades.

También puede interesarte: Flujo de efectivo vs. ganancias: ¿cuál es más importante? 

6. No separar tus cuentas personales y las de la empresa

Mezclar las cuentas personales con las de la empresa puede generar grandes confusiones en la contabilidad. Además, dificultará el seguimiento de ingresos y egresos, así como los datos reales que te ayudarán a determinar el desempeño económico de la empresa. 

Por otro lado, no saber separar entre una y otra, podría poner en riesgo tus finanzas personales, en caso de que la empresa tenga problemas financieros. Lo que comprometería tu estabilidad económica y emocional. 

Por esta razón, mantener cuentas separadas es esencial a la hora de buscar una gestión adecuada, transparente y sostenible en el tiempo. 

7. No considerar transacciones pequeñas

Este es uno de los errores contables más habituales, pues se piensa que no registrar las transacciones de montos pequeños no impactará en los resultados. Nada más alejado de la realidad, ya que movimientos de cantidades mínimas, pueden sumar grandes montos con el tiempo. 

Incluir todas las transacciones, independientemente de su tamaño, no sólo ayuda a tener una visión completa de los flujos de efectivo. También es una buena práctica que te evitará muchos problemas cuando se realicen auditorías y para evitar discrepancias. 

Es muy importante no olvidar que, incluso, las transacciones más pequeñas son fundamentales para demostrar la transparencia y la integridad de los registros financieros de una empresa.

Lee también: Guía para cumplir con el pago de impuestos

8. No tener un programa de contabilidad

Los programas de contabilidad son una oportunidad para automatizar procesos financieros. En los últimos años, estas alternativas han permitido optimizar tiempos, tener registros y datos precisos que impulsan un mejor control y crecimiento de las empresas.

Además, los programas de contabilidad también proporcionan información valiosa que ayudan en la estrategia de la empresa y la planificación fiscal, creación de facturas, así como en el seguimiento de los presupuestos y la evaluación de rendimiento. 

Algunos de los programas contables más destacados en el mercado son: 

• Alegra Contabilidad
• HubSpot 
• NetSuite
• Wabe
• OfiConta 

¿Cómo evitar estos errores en la contabilidad de una empresa?

Para evitar los errores en la contabilidad, o en cualquier otra área de la empresa, es necesario, primero, mantener un monitoreo constante de las operaciones. Ya que esto nos permitirá actuar a tiempo en caso de una eventualidad o conforme a las metas establecidas. 

Por otro lado, para evitar los desaciertos contables es fundamental: 

• Establecer metas claras y medibles que sirvan como guía en la toma de decisiones. 
• Estructurar un presupuesto realista según nuestra empresa.
• Controlar y apegarse al presupuesto. 
• Evitar endeudarte más de lo necesario y mantener un equilibrio entre el financiamiento y el crecimiento sostenible.
• Cuidar el flujo de efectivo para garantizar la solvencia y estabilidad financiera de la empresa. 
• Separar claramente las cuentas personales de las empresariales. Esto es imperativo para mantener la transparencia y la integridad financiera.
• Considerar cada transacción, incluso las pequeñas, revelará patrones de gastos y ayudará a identificar áreas de mejora.
• Contar con un programa de contabilidad te permitirá registros más precisos, optimizar tiempos y automatizar procesos.

Evitar caer en estos 8 puntos será el comienzo para mantener un control eficiente de tus recursos y llevar unas finanzas sanas a tu empresa. En el área de Finanzas de WORTEV podemos ayudarte a llevar tu contabilidad a otro nivel, para un cumplimiento contable exitoso. Contáctanos para más información.