NOM 037: ¿cómo hacer home office en tu empresa?

Una de las mejores estrategias para mantener a flote las empresas durante la pandemia de COVID-19 fue la implementación del trabajo remoto. Este evento fue el detonante para la expansión de ese modelo de trabajo. Por ello, la regulación formal de la Norma Oficial Mexicana de Teletrabajo (NOM 037) apenas está viendo la luz y entrará en vigor en diciembre de 2023.  

Las empresas y los trabajadores que laboran desde casa o en home office asumirán nuevas obligaciones con la norma, derivada de la reforma a la Ley Federal del Trabajo de 2021. Ésta estableció nuevas obligaciones patronales frente al teletrabajo y fijó un plazo de 18 meses para que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) publicara el instrumento.  

Como parte de la familia de Normas Oficiales Mexicanas en Seguridad y Salud en el Trabajo, la NOM 037 establece condiciones en ambos sentidos para los lugares donde se llevan a cabo actividades de teletrabajo. El objetivo es prevenir accidentes y promover un ambiente saludable. Se aplica en todo el país y en todos los centros laborales con trabajadores remotos.

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Lineamientos para el trabajo remoto

La regulación jurídica del teletrabajo contempla que este formato de relación laboral subordinada consiste en “el desempeño de actividades remuneradas en lugares distintos al centro de trabajo”. Por ello, “no se requiere la presencia física” del trabajador y se hace uso de la tecnología para generar el contacto entre éste y el patrón.

Los lineamientos para el home office en México de la NOM 037 se apegan a dos criterios básicos:

1. Cumplir con más del 40% de la jornada laboral semanal desde un lugar fuera del centro de trabajo.
   
2. Realizar el trabajo exclusivamente con herramientas proporcionadas por la empresa.

De acuerdo con la bolsa de trabajo OCC Mundial, actualmente en México sólo el 7% de las empresas cuenta con un modelo de trabajo remoto. Sin embargo, el 35% mantiene una modalidad híbrida.

Ventajas del home office y el esquema híbrido

1. Ahorro de recursos, ya sea reduciendo o eliminando gastos como el alquiler de oficinas o mantenimiento de instalaciones.
   
2. Mayor autogestión y flexibilidad que brinda satisfacción agregada a los colaboradores.
   
3. Posibilidad de contratar personal en todo el mundo o con discapacidad, para quienes salir de casa significa una limitante.
   
4. Menos días de enfermedad debido a la no exposición a enfermedades en la oficina y la posibilidad de mantener su operación en caso de fenómenos naturales y emergencias sanitarias que dificultarían traslados.
   
5. Retención de talento que valora los beneficios del salario emocional.
   
6. Ampliación de horario de trabajo en caso de contar con empleados en diferentes zonas horarias.
   
7. Capacitación y actualización constantes.
   
8. Evaluaciones en función de resultados que incentiven la productividad laboral.
   
9. Uso de plataformas para el seguimiento preciso de tareas vía remota.
   
10. Depuración de procesos internos y flujo de trabajo más efectivo a partir de su monitoreo remoto.
    

Desventajas del home office y el esquema híbrido

1. Pueden parecer formas de trabajo solitarias o ajenas a una cultura empresarial involucrada.
   
2. La comunicación puede resultar más propensa a malentendidos en un entorno virtual.
   
3. Sin una buena inducción, la falta de interacción física puede limitar la colaboración.
   
4. Los empleados pueden tener dificultades para interactuar con las herramientas de trabajo sin asistencia técnica a la mano.
   
5. Las distracciones del hogar o familiar se harán más presentes.
   
6. Se debe desarrollar un plan para guiar el establecimiento de límites claros entre trabajo y vida personal.
   
7. Coordinar horarios para reuniones puede tomar más tiempo de lo que tomaría en un trabajo presencial.
   
8. Resistencia por parte del equipo de trabajo ante la falsa idea de que su privacidad será expuesta.
   
9. La doble curva de aprendizaje para nuevos integrantes a la empresa y al modelo remoto.
   
10. Aumento en la inversión para infraestructura digital.

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Diferencias del teletrabajo frente al modelo híbrido

El trabajo desde casa y el trabajo híbrido son dos enfoques laborales con diferencias fundamentales. En el primero los empleados desempeñan sus tareas desde su hogar u otro lugar remoto, por lo que se elimina la necesidad de mantener una oficina física.

La colaboración y las reuniones se realizan principalmente de manera virtual, a través de herramientas en línea como Google Meet y Zoom, para videollamadas; gestores de tareas como Monday o Asana, y Google Drive o Dropbox para compartir archivos en la nube.

Esta modalidad supone un mayor control de horario para ellos, así como un ahorro notable en desplazamientos, alimentos y artículos personales que usarían si tuvieran que trasladarse a un centro de trabajo.

Por su parte, en el modelo híbrido, los empleados combinan el trabajo en la oficina con el trabajo a distancia. En este caso, la empresa mantiene una oficina física, pero su uso se alterna; se convierte en un espacio destinado a reuniones, colaboración y comunicación cara a cara. 

La elección entre estos modelos depende de las necesidades y la cultura de la empresa.  Ambos enfoques, como hemos visto, tienen sus desafíos, por lo que es importante considerar cuál se adapta mejor a cada organización.

Retos, costos y obligaciones
a partir de la NOM 037

Derecho a la desconexión

La ley de home office indica que los trabajadores remotos tienen derecho a apartarse del trabajo y “abstenerse de participar en cualquier tipo de comunicación con el centro de trabajo al término de la jornada laboral”. Esto incluye aquellos horarios no laborales como vacaciones, permisos y licencias.

TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación)

Este conjunto de servicios digitales, redes, software, aplicaciones y dispositivos debe ser proporcionado por el patrón. La norma 037 indica que su objetivo es facilitar las tareas y funciones de los trabajadores.

El patrón debe establecer programas para el manejo de estas herramientas y contemplar cómo es que se les dará mantenimiento.

Seguridad

Otra de las puntualizaciones en la llamada ley home office es que los lugares de trabajo remoto deben disponer de conectividad y contar con estas condiciones de seguridad y salud:

• Buen estado de las instalaciones eléctrica
• Iluminación
• Ventilación
• Condiciones ergonómicas
  

Para la certeza de este punto, se contempla la lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud. Por medio de ella se evalúa si el lugar cumple con las condiciones.

Insumos

Bajo la NOM 037 se establece proporcionar a los trabajadores remotos los insumos necesarios para desarrollar sus actividades fuera del centro de trabajo. Por ejemplo, una silla ergonómica o de otro tipo apropiada a las actividades a desarrollar; información digital o impresa necesaria.

El centro de trabajo debe comprometerse a realizar un pago mensual por concepto de costos derivados del trabajo a distancia de cada colaborador que realice trabajo a distancia. Es una remuneración que contempla el servicio de internet y la parte proporcional de la energía eléctrica.

Capacitación

De acuerdo con lo establecido, es necesario que las empresas brinden capacitación y adiestramiento en tres sentidos: 

• Reconocimiento de peligros
• Comprensión y aplicación de la Política de Teletrabajo
• Manejo de las TIC

Se requiere brindar capacitación al menos una vez al año a los trabajadores sobre las condiciones de seguridad y salud que deben tener y mantener en su lugar de trabajo.

Consecuencias de incumplimiento a la NOM 037

No cumplir con la norma puede implicar consecuencias financieras, en el bienestar de los trabajadores y las operaciones de la empresa. Una vez que esta ley entre en vigor, su incumplimiento resultará en multas cuyos montos se establecen según la gravedad de la falta. 

Por ejemplo, de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, el incumplimiento de la desconexión digital puede llevar a multas entre los 4,481 y 22,405 pesos mexicanos. Por lo tanto, es crucial que las empresas y empresarios que opten por un modelo de home office se adhieran a los lineamientos de la NOM 037. 

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Recomendaciones para implementar un esquema de trabajo remoto

Para asegurarte de que tu empresa está lista para funcionar con teletrabajo en México, en el marco de esta normativa, aquí te ofrecemos algunas recomendaciones:

• Asegúrate de que los lugares de trabajo remotos cumplan con las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
  
• Brinda asistencia técnica o soporte para resolver problemas relacionados con las TIC.

• Cumple con el criterio de más del 40% de la jornada laboral semanal fuera del centro de trabajo.
  
• Establece horarios de trabajo claros y alienta a que se respete el fin de la jornada laboral.
  
• Fomenta la comunicación efectiva a través de herramientas digitales y reuniones regulares en línea.
  
• Implementa sistemas de supervisión y progreso de resultados.
  
• Proporciona capacitación adecuada a tu equipo sobre sus derechos y responsabilidades.
  
• Suministra las herramientas y dispositivos necesarios para llevar a cabo el trabajo trabajo.
  

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