¿Cómo ser más productivo? 6 tips para mejorar la productividad en la empresa

Los desafíos del entorno actual como la creciente exposición a estímulos digitales, el estrés crónico, el agotamiento y la falta de un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal son un reto constante para mantener la atención y, en consecuencia, dificulta la productividad en diversas áreas de la vida.  Por eso, ser más productivo se ha convertido en una lucha constante.

En lo laboral, la productividad es un pilar fundamental para el desarrollo profesional de cada persona, además de ser esencial para el crecimiento sostenible de cualquier empresa. En este sentido, ser productivo no significa trabajar más, sino hacerlo de forma inteligente y eficiente. 

La implementación de tecnologías, la capacitación continua de los colaboradores y la creación de políticas laborales flexibles, son estrategias efectivas para mejorar la productividad en una empresa. Es importante recordar que los empleados que se sienten valorados y motivados, suelen ser más comprometidos en los roles que desempeñan. 

Las organizaciones que mantienen y aumentan su eficiencia, al mismo tiempo que fomentan un entorno laboral sano y productivo, además, tienen una notable ventaja frente a la constante evolución y competitividad de los mercados. 

¿Qué es la productividad?

La productividad, en términos económicos, se define como la medida que permite calcular tanto la cantidad de productos y/o servicios generados, así como los recursos empleados para ellos. Ésta se eleva cuando se logra un uso más eficiente de los recursos disponibles, de acuerdo con la explicación de Economipedia. 

Además de impulsar el crecimiento económico del país, la importancia del aumento de la productividad se relaciona directamente con una mejor calidad de vida tanto para el líder de un negocio como para sus trabajadores. 

Al ser más productivo, un colaborador puede acceder a una mejora en su salario; para el emprendedor o líder a cargo, se refleja en mayor enfoque para generar estrategias; y para la empresa, en el aumento de posibilidades para atraer inversión y escalar el negocio.

Por esta razón, es indispensable enfocarse en humanizar el trabajo. Entender que los líderes de los equipos, y la misma empresa, deben fortalecer sus habilidades sociales como la empatía para crear ambientes laborales positivos. 

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Ser más productivo: un reto generalizado

El constante desarrollo tecnológico juega un papel importante cuando se habla de enfocar la atención. Los correos electrónicos, redes sociales y la avalancha de notificaciones digitales ha transformado el modo en el que interactuamos con la información, creando un entorno propicio para la dispersión mental. 

Este fenómeno va en incremento ya que, en 2021, la productividad en México alcanzó uno de sus puntos más bajos al obtener  puntos de 91.7 puntos. Mientras que en el último trimestre del 2023, la productividad en el país alcanzó los 93.2 puntos, de acuerdo con el Índice Global de Productividad Laboral de la Economía (IPGLE).

En México, esta debilidad en la eficiencia en las empresas requiere de medidas por parte de los colaboradores, empresas y gobierno, a través de incentivos que faciliten el crecimiento de la productividad. 

6 recomendaciones para ser más productivo en la empresa

Mejorar tu productividad y la de tu equipo no se logra de manera automática. Se trata de una serie de buenos hábitos y buenas prácticas profesionales y personales. Éstas, favorecen los resultados en términos de productividad y por tanto, para tu negocio.  

Sin embargo, existen razones que impiden a un líder ser más productivo, entre ellas destacan: 

• La dificultad para delegar tareas.

• El desconocimiento o falta de uso de herramientas digitales.
• La falta de talento especializado.
• Problemas para enfocarse en una tarea a la vez o intentar ser multitask.

Por eso, aquí te presentamos 6 tips para mejorar la productividad en tu empresa: 

1. Haz un plan de trabajo diario

Programa las actividades que realizarás durante tu jornada y prioriza de acuerdo a su importancia. Es recomendable comenzar con las tareas que requieren de mayor concentración y dejar para al final las de menor importancia. 

Prueba tomando los últimos 30 minutos de tu jornada para hacer tu planeación del siguiente día. No olvides incluir las juntas y tus tiempos de descanso. 

2. Evita interrupciones

Enfócate en cada tarea de tu jornada diaria y bloquea todos aquellos distractores que interrumpen tu concentración. Una idea es silenciar las notificaciones de escritorio o asignar horarios determinados para revisar tu correo electrónico, por ejemplo. 

También es útil elegir el espacio más adecuado que favorezca tu productividad. Escuchar música con audífonos puede ser una excelente opción en entornos fuera de tu control.

3. Agenda las juntas de forma estratégica

Las juntas son inevitables. Un tip es agendarlas de forma consecutiva y además, compartir previamente el objetivo de la reunión o asignar tareas a tu equipo para prepararse y lograr que sean más productivas.

4. Mantente enfocado para ser más productivo

Aunque es complicado, trata de concentrarte en una sola actividad a la vez. Gestionar varias tareas de forma simultánea no te dará mejores resultados. Por el contrario, ser una persona multitask merma tu concentración y capacidad de ejecución. 

Una recomendación es usar la Técnica Pomodoro, que consiste en trabajar 25 minutos intensos en completa concentración y tomar un descanso de cinco minutos sin sufrir agotamiento.  

Esta técnica para ser más productivo surgió con el propósito de gestionar y administrar mejor el tiempo que se le dedica a cada tarea. Su nombre se debe al pequeño temporizador de cocina en forma de jitomate que el creador de esta técnica, Francesco Cirillo, tenía en su cocina y en italiano, jitomate se traduce como pomodoro. 

5. Aprende a decir ‘no’

Una persona poco productiva es aquella que se compromete con tareas que rebasan su capacidad laboral, por eso es importante que aprendas a decir no. 

Trabajar en equipo implica delegar tareas y deslindarse de aquellas que se alejan de los objetivos de la empresa. Si consideras que no puedes hacerlo, analiza la razón, puede ser por autocontrol o porque tu personal no está suficientemente capacitado.

6. Transmite el mensaje a tus colaboradores con el ejemplo

Para que todos tus colaboradores logren aumentar la productividad, tú debes ser más productivo y poner el ejemplo. Recuerda que un líder feliz y pleno logra conducir a su equipo para alcanzar los objetivos. Además, tiene la capacidad de influir en cada uno de ellos para que mejoren cada día y se mantengan motivados.

Cómo mejorar la productividad de una empresa

La productividad es clave para que cualquier proyecto alcance el éxito y sostenibilidad a largo plazo. En este sentido, implementar estrategias de manera coherente y adaptarlas a las necesidades específicas de la empresa, será determinante para impactar positivamente en la mejora de productividad y, eventualmente, en el éxito de tu empresa. 

Aquí te recomendamos las siguientes prácticas para incentivar la productividad en tu empresa. 

• Establece metas claras y medibles. Al definir metas específicas le permite a los colaboradores trabajar con propósito. Estas metas deben ser medibles para evaluar el progreso y ajustar, sobre la marcha, las estrategias según sea necesario.

• Proporciona formación continua. Impulsar el desarrollo de habilidades de tu equipo de trabajo es una inversión. Además de aumentar la eficiencia, mejora la satisfacción laboral y los mantiene al día en las últimas tendencias tecnológicas.

• Crea rutinas de reuniones eficientes. Limita la duración y frecuencia de las reuniones, y asegúrate de que estén centradas en objetivos concretos.

• Implementa tecnología. Integrar tecnologías permite automatizar tareas, lo que mejora la productividad en la operación de las empresas. Aplicar las herramientas adecuadas simplifica los procesos y libera tiempos.

Indicadores para medir la productividad en tu empresa

Los KPIs (Key Performance Indicators) o indicadores clave de desempeño, son métricas que miden, de manera objetiva, el rendimiento de una empresa, sus procesos, equipos y las diversas áreas de negocios. 

Estos indicadores varían de acuerdo al sector o industria, así como entre las diferentes áreas dentro de la misma empresa. La implementación de un sistema de KPIs contribuye a la toma de decisiones informadas que impulsan a las organizaciones para adaptarse a los cambios y mantenerse competitivas. 

Algunos indicadores que puedes incluir para determinar si se cumple la productividad esperada de la empresa son: 

• Relación de producción obtenida con el tiempo invertido. Con este indicador se mide la eficiencia en la generación de productos en relación al tiempo que se dedicó para crearlos.

• Rotación de inventario (alta o baja). Indica la frecuencia con la que el inventario se renueva cada cierto período. Por ejemplo, una rotación alta podría indicar una buena gestión y flujo constante de productos.

• Satisfacción del cliente a través de encuestas o Net Promoter Score (NPS). Este tipo de encuestas proporcionan datos sobre la percepción de los clientes, lo que ayuda a identificar áreas de oportunidad y mejora.

• Evolución de las ventas a lo largo del tiempo. El seguimiento de las ventas ofrece una visión general del rendimiento en tu empresa. Con esto puedes realizar análisis en las tendencias y a partir de eso, ajustar estrategías.

• Capacidad para mantener a tus empleados a largo plazo. La retención de empleados es esencial para mantener la estabilidad y productividad en una empresa. Medir la tasa de rotación permite conocer las condiciones laborales que ofreces y si son sostenibles.

3 apps para ser más productivo

Aunque la tecnología puede ser considerada como un factor de distracción, lo cierto es que también se ha convertido en aliada para impulsar el crecimiento a través de distintas herramientas que, entre otras funciones, fomentan la productividad del personal en una empresa.

Hoy en día, existen en el mercado distintas herramientas tecnológicas que prometen aumentar la productividad. Toma nota de las siguientes recomendaciones:

1. Focus@will

Es una app de música remezclada y remasterizada, avalada por neurocientíficos y que ayuda a concentrarse. Esta herramienta tiene un catálogo de pistas únicas y clasificadas por estilos que puedes elegir de acuerdo a tu personalidad. 

Vale la pena descargarla por sus playlists que procuran la productividad en personas con trastornos de déficit de atención o ansiedad. Además, pruebas gratuitas, de una semana para el plan individual y para el plan grupal, 28 días, así que es ideal para empresas y organizaciones.

Tiene más de un millón de usuarios y según diversas pruebas al cerebro realizadas por su equipo de especialistas, 22 mil de sus clientes recurrentes aumentaron su concentración entre 200% y 400%, según el portal PC Mag. 

2. Toggl Track

La segunda recomendación registra el tiempo empleado en cada tarea y ofrece informes detallados por persona y por proyecto. A los emprendedores, por ejemplo, les permite conocer el tiempo facturable para cobrar por hora o bien, para conocer la rentabilidad de su negocio. 

Por otro lado, ayuda a los líderes a visualizar cuánto tiempo invierte cada miembro en su trabajo y en qué momento del día lo realizan para llevar un mejor control y gestión del equipo. También genera informes sobre el progreso de actividades y emite sugerencias para hacer más efectiva la productividad tras un análisis de los tiempos registrados. 

3. Focus To Do

Focus To Do funciona con un temporizador para fijar la atención en una sola tarea. Se basa en  la técnica Pomodoro para trabajar 25 minutos sin interrupciones y tomar un descanso de cinco minutos con el fin de ser más productivo.   

En la app es posible seleccionar algún sonido de fondo u optar por el silencio absoluto. A cada tarea se le asigna cierta cantidad de pomodoros para ser realizada. Se recomiendan los ciclos de 4 pomodoros, pues permite trabajar de forma continua y concentrada, al menos 2 horas y media.

Al activar el temporizador se irán marcando las pausas necesarias, lo que te ayudará a ser más productivo. La app genera reportes sobre los avances diarios, puedes sincronizar datos entre dispositivos, establecer fechas de vencimiento por cada tarea, agregar recordatorios y notas. 

Una empresa competitiva es aquella en la que sus colaboradores trabajan en equipo en perfecta armonía y equilibrio. Los líderes de equipo deberán identificar las habilidades de cada integrante para facilitar la ejecución de las tareas. De este modo, mejorará la productividad de los empleados, pues cada uno aporta lo mejor de sí mismo y trabaja con menos dificultades.

En WORTEV podemos contribuir a mejorar tu gestión de talento. Acércate a nuestro equipo de expertos en Capital Humano para encontrar a los colaboradores que necesita cada área de tu empresa. También podemos ayudarte a impulsar la productividad en tu empresa y a disminuir la rotación de personal de tu negocio.