8 cambios en las empresas para mejorar la gestión a distancia

Implementar medidas para una efectiva gestión a distancia se convirtió en uno de los mayores retos para las empresas a lo largo de la pandemia. La mayoría de los líderes no estaban preparados para una transformación radical en la forma de trabajo como la que la pandemia de Covid-19 demandó.

Elegir las decisiones prioritarias fue uno de los primeros desafíos. En el Estudio Liderazgo y Productividad 2020. Los retos de gestionar equipos de trabajo a distancia, elaborado por WORTEV en colaboración con la revista Entrepreneur, la Asociación de Emprendedores de México (ASEM) y la Red de Impacto Latam, detectamos los principales cambios que hicieron las empresas para una gestión a distancia efectiva durante 2020.

Estos son los 8 cambios que hicieron las empresas para mejorar su gestión a distancia:

Para conocer sus estrategias de gestión laboral a distancia prioritarias durante el 2020, les preguntamos a 390 líderes de empresas ¿qué medidas habían implementado?, ¿cuáles estaban en proceso de implementación? y ¿cuáles veían necesarias implementar en el futuro?

1. Implementación de software y nuevas tecnologías

El 51% de los directivos encuestados aseguraron que entre sus medidas prioritarias para una gestión a distancia efectiva fue la implementación de tecnología. El objetivo de un software de gestión es hacer más eficientes los procesos operativos y productivos. Beneficia al ahorro de tiempo, simplificación de tareas cotidianas y permite un trabajo más colaborativo del equipo. Así como conocer el flujo de los procesos de trabajo o de proyectos.

Con el teletrabajo aumentó el uso de software en la nube para que todo el equipo tuviera acceso a documentos o archivos desde cualquier lugar. ¿Tienes esta posibilidad en tu empresa? Dentro del estudio, poco más del 30% de las empresas encuestadas están en proceso de implementarlo, mientras que el 20% restante, aún no lo implementa, pero lo considera necesario.

2. Esquema de trabajo remoto

El trabajo a distancia es una forma flexible de organización en la que el empleado realiza su trabajo desde un lugar alejado a la sede de la empresa. Se apoya de herramientas de telecomunicación para mantener la comunicación con el equipo.

A partir de la pandemia, el teletrabajo o trabajo remoto se convirtió en una de las principales medidas para garantizar la operación de la empresa. Hasta 2019, tan solo dos de cada 10 empresas, en su mayoría transnacionales, habían adoptado esta modalidad con buenos resultados.

La buena noticia es que muchas empresas están conscientes de que es momento de hacer esa transformación. Con la nueva coyuntura, 8 de cada 10 empresas en México están interesadas en migrar hacia su digitalización.

En el Estudio Liderazgo y Productividad 2020. Los retos de gestionar equipos de trabajo a distancia de WORTEV, 55% de los líderes encuestados, afirmaron que el home office fue de las medidas prioritarias para su gestión a distancia.

• También puedes leer: El esquema de trabajo que nos heredó la crisis del Covid-19

3. Control de tiempo productivo en el equipo

La gestión a distancia se basa en gran parte, en la confianza del líder hacia su equipo. El control del tiempo productivo ha sido una medida en constante desarrollo. La mayoría de los líderes se enfrentaron al reto de resolver las tareas desde casa sin perder el ritmo que tenían de forma presencial.

En este punto se enfrentaron a situaciones familiares que impactaron en la productividad, ya que, además, los colaboradores ahora compartían el espacio de trabajo con el resto de su familia.  Para controlar el tiempo productivo, la medición por resultados ahora es una de las técnicas más utilizadas por las empresas.

El 33% de los encuestados para nuestro estudio, afirmó que está en proceso de implementar un método para controlar el tiempo productivo. Los indicadores de desempeño (KPI’s) son unos de los más utilizados para esta medición y para una efectiva gestión a distancia.

4. Sistema de seguimiento puntual a los proyectos

Dar seguimiento a los proyectos y asignaciones es clave para determinar si los recursos se están invirtiendo correctamente y, además, están generando resultados. Al trabajar a distancia, este seguimiento puede resultar complicado, sobre todo para las empresas que no tenían herramientas, tareas y roles asignados previamente para este fin.

De los líderes encuestados para el estudio elaborado por WORTEV, más del 46% aseguró que ya tenían implementado un sistema de seguimiento puntual a proyectos. Mientras que 31% continuaba en proceso de hacerlo y el restante aún no lo incluía entre sus medidas de gestión a distancia.

Los pasos para definir un sistema de seguimiento a los proyectos son organizar las tareas del proceso, establecer un plan de acción, definir entregas parciales, utilizar la nube para que el almacenamiento de información y actualizar constantemente las tareas en proceso, detenidas y terminadas.

5. Humanización del trabajo

Uno de los principales desafíos para los líderes fue mantener y propiciar un clima laboral agradable a pesar de las condiciones adversas respecto a la pandemia. Instituir dinámicas de convivencia, implementar clases de ejercicio virtuales o terapia psicológica fueron algunas de las acciones que los líderes consideraron necesarias para una gestión a distancia efectiva.

Mantener la productividad sin descuidar la parte humana requirió de empatía por parte de los líderes para comprender que también los colaboradores enfrentaban situaciones complejas en casa.

Por esta razón, algunos líderes entrevistados afirmaron que hoy es más relevante ser más abierto al hablar de temas que anteriormente no se tocaban, como situación económica, las ventas o el futuro de la empresa. De esta forma, la empatía se desarrolla de ambas partes. De los líderes encuestados, 54% afirmó enfocar gran parte del esfuerzo en humanizar el trabajo de sus colaboradores y ser más empáticos a sus necesidades.

• También puedes leer: 5 Cualidades de un buen líder en la nueva normalidad

6. Sistema de innovación y co-creación

De acuerdo con los líderes consultados, el esquema de trabajo remoto aún requiere de un proceso más sofisticado de implementación, por lo que surgió la necesidad de generar sistemas de innovación y co-creación. 

Estos sistemas consisten en involucrar a los colaboradores y clientes para ofrecer experiencias propuestas o aprobadas por ellos. Es generar una innovación colaborativa en la que se priorice la idea de que juntos son mejores o juntos pueden llegar más lejos. Es una práctica que grandes marcas han implementado para transformar a sus empresas hacia un camino más humanizado.

Algunos de sus beneficios son la generación de ideas innovadoras, frescas y de valor, que si se toman en cuenta también elevan el nivel de compromiso de los empleados hacia la empresa. También mejoran la relación con el cliente final, ya que la empresa se vuelve más cercana porque toma en cuenta sus opiniones. Por otra parte, puede desencadenar en nuevos modelos o líneas de negocio y hasta desarrollar nuevas formas de trabajo.

El 33% de los encuestados para nuestro estudió respondió que aún está en proceso de implementar este tipo de sistemas. Mientras que 24% aún no lo implementa, pero lo considera necesario.

7. Balance entre supervisión y trabajo libre

Con el trabajo remoto, el estilo de supervisión cambió para muchos líderes. Hasta antes de la pandemia, era más sencillo supervisar que las personas a cargo realizaran su trabajo. Hoy la confianza es el eslabón más fuerte para una efectiva gestión a distancia.

Algunas malas prácticas como pedir una cámara encendida permanentemente o las llamadas excesivas pueden afectar más en la productividad de los equipos. Para lograr una supervisión positiva, los líderes deben establecer metas y definir un plan de acción.

Algunas empresas recurren a metodologías como OKR’s (Objetivos y resultados clave, por sus siglas en inglés), para llevarlo a cabo. A través de esta metodología, se asignan tareas mensuales y trimestrales para dar seguimiento a los proyectos por tareas.

De los líderes encuestados, más del 50% ha encontrado un balance entre la supervisión y el trabajo libre. Mientras que entre 25% está en proceso de lograrlo y solo el 20% restante no lo ha encontrado.

• También puedes leer: ¿Qué son los OKR’s y cómo aplicarlos en tu empresa?

8. Cambios operativos necesarios para funcionar de forma remota

Arleth Leal, fundadora y CEO de Tutorel, plataforma de capacitación y educación en línea, comparte que esta curva en la implementación de cambios para una óptima gestión a distancia, fue forjándose poco a poco.

El trabajo remoto no fue sencillo de adoptarse plenamente. La experta confirma que este proceso de adaptación avanzó al ritmo particular de cada empresa. Para las medianas y grandes empresas, fue más sencillo, ya que contaban con las herramientas o presupuesto para iniciar. A diferencia de otras compañías que no tenían la infraestructura o el mismo empleado recurrió a sus herramientas personales para ejercer su trabajo.

Estos cambios ya han sido implementados por casi el 50% de los líderes encuestados, 30% continúa en proceso de su implementación y el restante, aún no lo realiza.

Los líderes se encontraron con situaciones en las que los trabajadores no contaban con las condiciones, el espacio y el equipo adecuado para lograrlo. Con poco más de un año de trabajar desde casa, el 42% de los empleados reconoce que no cuenta con los suministros esenciales de una oficina en su hogar, y uno de cada 10 carece de una conexión adecuada a internet. Compártenos con cuáles de estas medidas de gestión a distancia ya estás más familiarizado. ¿Ha sido difícil para tu empresa?

Te invitamos a conocer el resto de nuestras cifras. Descarga el estudio Estudio Liderazgo y Productividad 2020. Los retos de gestionar equipos de trabajo a distancia aquí: