Declaración anual de impuestos. ¿Cómo prepararte para este trámite?

Definitivamente, una de las áreas que más dificultad representa para los emprendedores y dueños de negocio es la contabilidad. Por ejemplo, la declaración anual de impuestos y todo lo que implica puede ser menos atractivo que el marketing, pero la realidad es que sin la contabilidad es casi imposible que un negocio crezca.

Las obligaciones fiscales son una parte muy importante del área contable. El pago de impuestos y particularmente la declaración anual de impuestos es una responsabilidad que no podemos evadir. Estar al día ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) permite:

• Generar acuerdos con proveedores profesionales.
• Acceder a financiamiento o inversión privada.
• Mantener actualizado el registro de ingresos, gastos y facturas.

El primer paso para ponerte al día es identificar las obligaciones fiscales de tu negocio para saber cuáles son los impuestos que debes pagar y las fechas en que debes hacerlo. El siguiente paso es conocer los requisitos, por ejemplo la emisión y recepción de facturas, recibos de nómina y otros comprobantes que debes presentar ante la autoridad. 

En este artículo te presentamos los aspectos más importantes que debes considerar a la hora de realizar tu declaración anual de impuestos, así como claves y estrategias que facilitarán este proceso. 

¿Qué es la declaración anual de impuestos?

La declaración anual de impuestos es una obligación de los  contribuyentes ante la autoridad fiscal del país, que es el SAT (Servicio de Administración Tributaria). Se trata de un ejercicio en el que individuos y empresas informan de manera detallada su actividad financiera durante el año anterior. 

Este proceso de cumplimiento fiscal es una responsabilidad legal y también es una forma de transparencia y regularidad en las operaciones financieras de tu empresa.

A lo largo del año fiscal (del 1° de enero al 31 de diciembre), emprendedores, micro, pequeñas, medianas y grandes empresas registran ingresos y egresos que deben notificarse. La declaración anual de impuestos es la manera oficial en que reportas el monto total de estos conceptos, con el fin de pagar los impuestos correspondientes.

Al presentar tu declaración, deberás reportar al SAT los ingresos, deducciones, retenciones y pagos provisionales realizados durante el ejercicio anterior, conceptos que abordaremos más adelante.  

“La declaración anual es un trámite de vital importancia para las personas físicas y morales, ya que es un requisito que la autoridad fiscal (SAT) contempla y requiere cada año, es un paso importante para que todo se encuentre en orden y al día”.

Paulina Portillo, directora de finanzas de WORTEV

Quiénes deben presentar la declaración anual de impuestos

La declaración anual de impuestos es una obligación para la mayoría de los contribuyentes. En el caso de las personas morales aplica sin excepción; este tipo de figura se refiere a las empresas registradas como una sociedad a partir de una o más personas físicas. 

Mientras que para los contribuyentes registrados como personas físicas, la declaración anual solo es obligatoria en casos particulares. 

Personas morales

La fecha límite para que las personas morales presenten su declaración anual de impuestos para el ejercicio 2023 es hasta el 31 de marzo del 2024. 

Es importante tener en cuenta que si el día límite para la presentación cae en día inhábil, se prorrogará el plazo hasta el siguiente día hábil, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 12 del Código Fiscal de la Federación. 

Para las personas morales, la declaración anual de impuestos es el informe de todo lo que se hizo en el año fiscal anterior. Antes de presentarla, es muy importante tener en orden la siguiente información financiera y fiscal: 

• Balance general
• Estados de resultados y conciliación de saldos
• Flujo de efectivo y cambios en el capital contable
• Declaraciones provisionales, mensuales y pagos definitivos
• Pagos provisionales y mensuales de Impuesto Sobre la Renta (ISR) e Impuesto al Valor Agregado (IVA)

El ISR se calcula con base en la cantidad de ingresos percibidos durante el año. Es decir, es un impuesto que se paga a partir de lo que capta la empresa. La buena noticia es que en la declaración anual, también puedes hacer uso de tu derecho a deducciones para reducir el monto total de tu pago de impuestos. 

Te recomendamos ver: Guía para cumplir con el pago de impuestos

¿Qué son las deducciones de impuestos?

Son los gastos relacionados directamente a tu actividad, así como algunos gastos personales necesarios. Entre ellos: 

• Compra o renta de muebles, bienes, equipo de cómputo, maquinaria.
• Beneficios laborales otorgados a tus colaboradores, cuotas patronales al IMSS, aportaciones a fondos de pensiones o jubilaciones de tus empleados, impuestos sobre nóminas, pagos de servicios profesionales, indemnizaciones, viáticos.
• Créditos incobrables o pérdidas de fuerza mayor durante el ejercicio fiscal anterior.
• Inventarios obsoletos.

Al demostrar estos gastos con facturas, es posible que el monto de ISR reduzca y en algunos casos, accedas a saldo a favor, más adelante explicaremos sobre este tema. 

Personas físicas

En el caso de las personas físicas, la fecha para presentar la declaración anual de impuestos para el ejercicio 2023 es del 1° hasta el 30 de abril de 2024. Como lo adelantamos, solo es obligatoria en algunos casos: 

• Si tienes actividad empresarial o prestas servicios profesionales de forma independiente con pagos por honorarios.
• Si percibiste ingresos anuales mayores a 400,000 pesos (aunque se exenta si fue del mismo empleador).
• Si a lo largo del año recibiste ingresos por dos o más empleadores (aún cuando no hayas excedido los 400,000 pesos).
• Si recibiste alguna liquidación, indemnización laboral, pensión o jubilación.
• Si rentas algún inmueble o ganaste algún premio.
• Si vendiste o compraste algún bien inmueble.
• Si recibiste intereses financieros superiores a 100,000 pesos anuales.

Deducciones válidas para las personas físicas

Las personas físicas también tienen derecho a presentar deducciones personales por su actividad, éstas se dividen en salud, educación y otros como:

• Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios
• Gastos funerarios
• Donativos
• Aportaciones complementarias al fondo de retiro
• Primas de seguros
• Transporte escolar y colegiaturas

Las deducciones también tienen excepciones en las que intervienen factores como relevancia para tu actividad, el método de pago, monto máximo permitido y beneficiario (pareja o familiar en línea recta). Acércate a un contador con experiencia en tu régimen y actividad para conocer las deducciones permitidas.

¿Qué necesitarás para presentar tu declaración anual como persona física? Prepárate con los comprobantes de las declaraciones, pagos y retenciones del año, las deducciones y gastos derivados de tu actividad. En caso de tener personal a cargo, también deberás presentar los comprobantes de las cuotas de seguridad pagadas en el año y reparto de utilidades.

Trabajadores por nómina

Los trabajadores por nómina son personas físicas bajo el régimen de sueldos y salarios. Usualmente no están obligados a presentar declaración, pues es obligación del empleador realizar la retención de ISR en cada pago efectuado, pero, también en este caso hay excepciones. 

Si alguno de tus colaboradores presentan una o más de las siguientes condiciones, deberán realizar la declaración anual de impuestos de manera independiente: 

• Tuvo dos o más empleadores en el mismo año, de manera simultánea o de forma indistinta.
• Sus ingresos anuales superan los 400,000 pesos y provienen de más de un empleador.
• Si además de su sueldo, percibió pagos por una empresa en el extranjero exenta de retener impuestos en México
• Recibió algún tipo de indemnización laboral o se jubiló durante el ejercicio fiscal.
• Terminó su relación laboral antes del 31 de diciembre.
• Si en su sueldo no se realizan retenciones.

Pregunta directamente la situación a cada colaborador y en su caso, solicita su Constancia de Situación Fiscal para conocer su régimen y actividad. Los trabajadores por nómina -en su declaración para asalariados- pueden deducir los mismos conceptos que una persona física, explicados anteriormente.

En caso de que tus colaboradores deban declarar de manera independiente, tendrás que enviarles puntualmente sus comprobantes de pagos y constancias de retenciones.

¿Qué pasa con el RESICO?

El Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) surgió en 2022 con la intención de simplificar el proceso y reducir el porcentaje de contribución por ISR. Aplica tanto para personas físicas como morales y el objetivo es recurrir solo a los comprobantes CFDI (facturas electrónicas) emitidos y recibidos para automatizar los cálculos y únicamente pagar una tasa estandarizada que va del 1% al 2.5% de los ingresos.

Para este propósito de automatizaciones, deberás presentar todas tus declaraciones de pago mensual por el año fiscal bajo este régimen. Por otro lado, las deducciones se modifican y en algunos casos no se tomarán en cuenta. Además, este régimen sólo es válido para cierto tipo de contribuyentes:

Personas físicas:

• Que perciban menos de 3.5 millones de pesos al año.
• Que pertenezcan sólo a alguno de estos cuatro regímenes:
• Actividades empresariales y profesionales
• Régimen de Incorporación Fiscal
• Uso o goce de bienes inmuebles (arrendamiento)
• Actividades Agrícolas, Ganaderas, Pesqueras o Silvícolas (AGAPES)

Personas morales:

• otras personas morales.
• Que sus ingresos anuales no excedan los 35 millones de pesos.
• Pagarán sus impuestos únicamente cuando tengan ingresos por facturación efectivamente cobrada.
• Este régimen no es compatible con ningún otro régimen fiscal para personas morales.

La tasa mínima es de 1% y aplica cuando los ingresos no excedan los 300,000 pesos, y la máxima es de 2.5% cuando los ingresos no rebasen los 3.5 millones de pesos (personas físicas) y 35 millones (personas morales). 

Aquí puedes leer más de este tema y sus beneficios: Régimen Simplificado de Confianza (RESICO): ¿cuáles son los beneficios para las pymes?

¿Cuáles son los cambios para la declaración anual en 2024?

Este 2024 el SAT anunció la implementación de cambios y mejoras en la declaración anual correspondiente al 2023. Esto con la intención de simplificar el ejercicio fiscal a personas morales, es decir a las empresas. 

Estas son las actualizaciones: 

• Pueden agregarse las pérdidas fiscales por amortizar que no se visualicen en el formulario, procedentes de las declaraciones de los ejercicios 2013 a 2021. Es decir, las empresas pueden ajustar sus impuestos en función de las pérdidas y costos asociados con la propiedad de activos.

• Se incorpora la primera y segunda actualización de la pérdida fiscal por amortizar, en el caso de que se haya generado en el ejercicio inmediato anterior.

• Se eliminan los estados financieros: “Estado de flujo de efectivo” y “Estado de cambios en el capital contable”.

• Precarga de la información de los estados financieros que permanecen, presentados en el ejercicio inmediato anterior.

• Adición de la deducción inmediata de inversión prevista en el Decreto Relocalización, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de octubre de 2023 y de los beneficios fiscales otorgados a los contribuyentes de las zonas afectadas por el Huracán Otis, en los formularios del RESICO.

• Reducción del formato de impresión para facilitar la identificación de algunas deducciones aplicadas.

• Actualización del formato de los estados financieros para dar mayor certeza al visualizar los datos del contribuyente generados en la declaración anual.

Lee más: CFDI 4.0 ¿Cuáles son los cambios en la nueva facturación?

Cómo prepararte para presentar tu declaración anual de impuestos

¿Cómo hacer mi declaración de manera fácil? es una inquietud recurrente en muchos contribuyentes. El primer paso es mantener actualizados los requisitos básicos como tu RFC y contraseña o e.firma. 

La clave para simplificar todo el proceso es anticiparse y trabajar de manera ordenada durante todo el año. Toma en cuenta que aún llevando un orden, la declaración anual de impuestos es propensa a muchos errores, por lo que lo mejor es delegar esta tarea a un equipo de expertos que te acompañen durante todo el año fiscal, en WORTEV podemos ayudarte a lograrlo.

Para bajarle al estrés que te producen los trámites fiscales, sigue estas recomendaciones:

1. Organiza tus documentos

No esperes al último día para clasificar tus documentos, reúne las declaraciones de pago mensual, constancias de retenciones y facturas. Revisa el estatus de cada estado financiero y actualiza la información que sea necesaria. Considera que una vez que presentes la declaración, el SAT la cotejará, así que lo mejor es que todo coincida.

2. Toma en cuenta todas las fechas

Además de las fechas para presentar la declaración anual de impuestos, a lo largo del año existen otros días clave para actualizar o presentar información. Por ejemplo, para la actualización de tu Buzón Tributario, presentar cancelaciones de CFDI, correcciones de recibos de nómina o para presentar deducciones.

3. Clasifica tus gastos e inversiones

A lo largo del año fiscal, separa tus gastos en dos rubros clave: los que no son deducibles y los que sí cumplen con los requisitos. Revisa también las aportaciones de tus inversionistas, las utilidades de tus colaboradores y el resto de los ingresos y egresos de tu negocio. Separa y clasifica todo para estar preparado en caso de solicitud de comprobaciones.

Consecuencias de no presentar tu declaración

Evadir o retrasar esta obligación fiscal tiene consecuencias. Las multas pueden ser por no presentar la declaración anual o por cada obligación incumplida. Los montos oscilan entre 1,400 y 34,730 pesos. Si nuevamente se hace caso omiso a la invitación y continúas con tu actividad, el SAT puede bloquear cuentas bancarias y hasta embargar tus bienes.

Otra consecuencia importante se refleja en el historial crediticio. En caso de impago, retraso, errores o cualquier otra razón por la que no se registre el cumplimiento de esta obligación, el SAT está autorizado para reportarlo ante las Sociedades de Información Crediticia (SIC) como Buró de Crédito. 

Tener una baja calificación en tu historial crediticio, dificulta la posibilidad de acceder a financiamiento o inversión.

Cómo solicitar tu saldo a favor

Si tras presentar la declaración anual de impuestos tus deducciones anuales superan el monto que pagaste, el SAT mostrará un saldo a favor y podrá devolverte este excedente.

Generalmente esta devolución ocurre en un plazo no mayor a 40 días después de realizar el trámite. Toma en cuenta que puedes solicitar el saldo a favor, incluso de forma retroactiva, de los últimos cinco ejercicios fiscales. 

Puedes solicitarlo en una transferencia a tu cuenta bancaria o pedir que se mantenga para disponer de ese monto en declaraciones posteriores. 

¿Quiénes pueden pedir saldo a favor?

Este beneficio es para todas las personas físicas (incluidos los trabajadores por nómina) y personas morales. Los requisitos para pedirlo son: 

• Comprobantes fiscales o CFDI.
• RFC y contraseña o e.firma.
• Estado de cuenta bancario con antigüedad no mayor a dos meses.
• Declaración informativa de operaciones con terceros (sólo en caso de solicitar devolución de IVA).

“Es importante dejar claro que cumplir con la declaración anual debe ser un buen hábito en todas las personas que estén obligadas y el mayor beneficio es siempre tener orden en la contabilidad y funcionamiento de las empresas.”

Paulina Portillo, directora de finanzas de WORTEV

Te recomendamos: Conceptos básicos de impuestos para entenderle al SAT 

Realizar tu declaración anual 2024 puede ser un proceso complejo. Acércate a los expertos en contabilidad de WORTEV para cumplir sin contratiempos con tu obligación fiscal. ¡Contáctanos y permítenos acompañarte.