Aprende sobre el sistema kata y mejora los procesos de tu negocio

El sistema kata es una forma de gerenciar equipos de trabajo, con énfasis en que se descubran y experimenten soluciones para los desafíos del día a día. Mejorando así, los procesos, y en consecuencia, tu emprendimiento. 

En japonés, kata significa un conjunto de movimientos rutinarios estructurados, en los que un practicante de artes marciales logra aprender nuevas técnicas. Estos movimientos específicos se convierten en su segunda naturaleza.

También conocido como Metodología Toyota Kata fue desarrollado por Mike Rother. 

Esta forma de dirigir equipos, enseñándoles a adoptar las formas de pensamiento utilizadas y perfeccionadas por Toyota consta de cuatro pasos principales. 

Paso 1

Se debe entender la dirección o el desafío. Una vez establecido, definir exactamente cuál es el resultado deseado o meta. Se recomienda que este resultado sea medible. De preferencia, debe tratarse de un desafío que enfrenta el equipo en la actualidad. 

Paso 2

A continuación, debe entenderse el estado actual de la situación y del equipo de trabajo. 

Debes observar el proceso seleccionado para mejorarlo. Es necesario estudiar los patrones actuales de forma detallada y medirlos. 

Analiza la información reunida, incluye tus observaciones. El análisis representa el umbral de conocimiento de la situación actual.

Paso 3

Establece el siguiente objetivo. Para obtener mejores resultados divide el desafío general en pasos y/o metas más pequeñas.

Con la información del paso 2, establece de forma real y alcanzable el siguiente punto de mejora.

Establece una fecha límite de cumplimiento, lo ideal es que te lleve entre una semana, y máximo, tres meses.

Describe cómo quieres que funcione el proceso en el estado objetivo y asigna un indicador.

Paso 4

Es momento de experimentar nuevamente en dirección al objetivo final. Llegó el momento de ejecutar lo planeado.

Recuerda que el camino a la meta no es una línea recta, habrá toda clase de resultados.

Lo importante es que tu umbral del conocimiento aumentará, después de cada experimento.

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Repite una y otra vez los cuatro pasos hasta superar el desafío. Es muy importante que platiques continuamente con tu equipo sobre las lecciones aprendidas.

Toma en cuenta que el sistema kata no es solo para solucionar problemas. Aplicarlo te permite aprender y desarrollar una nueva mentalidad al enfrentar los problemas.

Inicios del sistema kata

Mike Rother notó que mientras había muchas compañías, además de Toyota, logrando altos niveles de éxito con la metodología Lean, otras compañías eran menos exitosas. 

Concluyó que esto se debe a que, aunque sí intentaron adoptar la metodología Lean, lo hicieron solo superficialmente. Es decir, los líderes y el personal no cambiaron sus formas básicas de pensar y actuar.

Rother estudió varias iniciativas y proyectos que aplicaron la metodología Lean y pudo observar que:

• Las compañías comienzan su implementación de Lean con mucha emoción.
• Logran algún progreso al principio, pero no se alcanza el objetivo final planteado inicialmente.
• Los resultados deseados posteriores no se alcanzan plenamente.
• Las empresas vuelven a su antigua forma de operar.
• El pensamiento y la mentalidad de los empleados no cambia.

Tras sus conclusiones, Mike Rother desarrolló el sistema kata o metodología Tokota kata. Ésta es una forma sistemática de practicar la metodología Lean, que anima a los líderes y colaboradores a cambiar efectivamente su pensamiento y comportamiento, en lugar de sólo dejarse llevar por la inercia de una iniciativa Lean establecida.

Un sistema con diferentes objetivos

El concepto del sistema kata distingue uno de mejora y uno de entrenamiento.

Sistema kata de mejora

El kata de mejora es una forma de practicar el pensamiento científico, a través del uso de rutinas de resolución de problemas orientadas a objetivos concretos. Tiene 3 fases:

• Fase de planificación. Determina a dónde quieres llegar, dónde estás actualmente y cuál es el siguiente paso para acercarte al objetivo.
• Fase de ejecución. Aplicar el plan y aprender de él. Esta fase consiste en muchos pequeños experimentos, a medida que se encuentran los obstáculos y se superan los desafíos, se aprende lo que funciona y lo que no. El objetivo es tratar con los problemas que surgen hasta que el camino para lograr el resultado deseado esté claro.
• Fase de adaptación. Observas los obstáculos superados y adaptas tu plan y ejecución para el siguiente ciclo.

El sistema kata de mejora se basa en la práctica deliberada de un ciclo de acción – retroalimentación – ajuste. 

La parte más importante es identificar dónde te equivocas y descubrir formas de mejorar esa debilidad. 

Kata de entrenamiento

Para que exista el kata, es decir, una rutina, u orden de trabajo, tiene que haber alguien realizando una actividad y alguien observando, revisando y proporcionando dirección en la ejecución de la misma. 

Es trabajo del líder guiar a los miembros de su equipo para que no vuelvan inconscientemente a las viejas formas de trabajo. 

A través de su perspectiva objetiva, el líder también evita que el equipo base sus nuevos hábitos en malas prácticas.

Al igual que los miembros del equipo no están acostumbrados a prácticas de mejora deliberadas, los líderes a menudo no están bien capacitados para guiar la mejora de sus equipos laborales. 

Por lo tanto, el kata de entrenamiento existe para ayudar a los líderes a dirigir a sus equipos.

Optimiza tus rutinas de trabajo

Un líder puede llevar a cabo sesiones de mejora de 20 minutos para hacer preguntas que determinen qué piensan sus colaboradores. 

También debe ayudar a su equipo de trabajo a dar el siguiente paso que optimice su crecimiento, y proporcionarle retroalimentación sobre los procesos en su trabajo diario, para comprobar si está evaluando su rendimiento correctamente. 

Un líder también puede guiar al colaborador a través del proceso de aprendizaje y asegurarse de que está constantemente practicando su sistema kata.

La metodología Toyota Kata puede aportar una nueva y dinámica forma de guiar a los miembros de tu equipo hacia su mejoramiento.

Es un sistema que permite a los líderes asegurar que los colaboradores crezcan y mejoren, sumándose a los objetivos generales de la metodología Lean de la empresa. 

En WORTEV estamos listos para ayudarte a mejorar la Gestión de tus Procesos. Llevando a los miembros de tu equipo a mirar hacia atrás y estar satisfechos con sus nuevos hábitos y una mentalidad recién lograda. Esto aumenta las probabilidades de que los próximos objetivos de tu negocio también se cumplan.

Columna escrita por José Pérez, especialista en Lean Manufacturing, Six sigma y cultura de mejora continua. Síguelo en @José de Jesús Pérez Garrido

Nota del Editor: Las opiniones expresadas en esta publicación son responsabilidad exclusiva del autor y no reflejan necesariamente la visión de WORTEV.